Regolamento e dichiarazione politica organismo Equolab

1.                   SCOPO

Definire le modalità e le relative responsabilità per tenere sotto controllo i servizi di verificazione periodica degli strumenti di misura regolamentati dal Decreto 21 aprile 2017, n. 93.Qualsiasi Organizzazione può accedere all’iter di verificazione periodica degli strumenti di misura senza discriminazione alcuna, a meno che Equolab non sia a conoscenza di motivi ostativi che ne impediscano l’attività ispettiva. Affinché il processo ispettivo possa avere inizio, il richiedente che intende sottoporre uno o più strumenti a verificazione periodica deve presentare specifica richiesta all’Organismo di Ispezione EQUOLAB e:

1. accettare le condizioni descritte nel presente Regolamento, reso disponibile sul sito web di EQUOLAB;

2. prendere visione del nominativo dell’Ispettore incaricato, comunicato dall’OdI, ferma restando la facoltà del Cliente di formulare una motivata richiesta di ricusazione secondo quanto previsto al § 5.1.

2.            CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente Regolamento si applica alla prestazione dei servizi di verificazione periodica per i quali l’Organismo di Ispezione EQUOLAB è accreditato.

2.1               STRUMENTI DI MISURA

Di seguito vengono elencati gli strumenti di misura per cui l’Organismo è accreditato:

Strumenti per pesare a funzionamento non automatico (NAWI)       Fino a 3000 kg in Classe III Fino a 6 kg in Classe II ; Fino a 1Kg in Classe I 

Strumenti per pesare a funzionamento automatico (AWI): Selezionatrici ponderali   Fino a 30 kg in Classe X(1), XIII(1) e Y(a)

2.2               ACRONIMI

Nel testo del presente documento sono utilizzate le seguenti abbreviazioni:

• DIR Legale Rappresentante.

• RT    Responsabile Organismo di Ispezione.

• RSGQ Responsabile Qualità.

• SEG Segreteria.

• ISP   Ispettore addetto alla verificazione periodica.

• OdI Organismo di Ispezione Equolab.

Ulteriori specifiche abbreviazioni possono essere indicate nei documenti in cui sono utilizzate.

3.            RESPONSABILITÀ

L’OdI ha la responsabilità di:

• Eseguire l'incarico con la diligenza richiesta dalla natura dell'attività esercitata e con l'utilizzo di mezzi appropriati.

• Redigere, sulla base dell'attività svolta, il/i rapporti di cui alle condizioni di contratto nei termini e con le modalità ivi indicati.

• Garantire al Cliente libertà di accesso ai servizi ispettivi.

• Rispettare in occasione dei sopralluoghi le prescrizioni impartite dai responsabili preposti alla sicurezza.

• Garantire la riservatezza delle informazioni tecniche, commerciali e documentali delle quali viene a conoscenza nello svolgimento dell’incarico.

L’OdI pertanto si impegna a non divulgare presso terzi dette informazioni senza preventiva autorizzazione scritta del Cliente, salvo i casi in cui la comunicazione sia richiesta dalla legge, dall’Autorità competente, dall’Organismo di Accreditamento o dagli obblighi derivanti dall’accreditamento.

• Comunicare tempestivamente al Titolare dello strumento l’eventuale impossibilità di eseguire un’attività ispettiva già programmata per cause di forza maggiore o per provvedimenti che impediscano all’OdI lo svolgimento dell’attività.

• Operare nel rispetto dei requisiti di imparzialità e indipendenza applicabili, secondo la UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2026 e i requisiti di accreditamento pertinenti.

3.1               RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE

Il Cliente ha la responsabilità di:

• Comunicare ed inviare in tempo utile, su richiesta dell'OdI, copia di tutta la documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività.

• Adottare ogni misura utile per assicurare la sicurezza del personale che compone il team di ispezione.

• Consentire, o far consentire, al personale dell’OdI l’accesso ai locali nei quali sono installati gli strumenti di misura.

• Mettere a disposizione tutti i mezzi necessari per lo svolgimento della verifica.

• Consentire, quando richiesto, agli Ispettori di ACCREDIA l'accesso al luogo di ispezione.

• Comunicare all'OdI Equolab tutte le informazioni necessarie per l'espletamento dell'incarico.

3.2               LIMITAZIONI DELLE RESPONSABILITÀ

L’OdI:

• Nello svolgimento dell’incarico ispettivo mantiene distinta l’attività di verificazione periodica da eventuali attività commerciali o di riparazione, che non possono influenzare l’esito tecnico dell’ispezione.

• Non è responsabile di eventuali difetti o danni di qualsiasi natura dovessero crearsi durante l'esecuzione delle attività ispettive oggetto del presente regolamento, che non siano direttamente imputabili all’ISP dell‘OdI.

• Non è responsabile di eventuali difetti o danni causati da un uso improprio degli strumenti da parte del Titolare strumento metrico.

4.            DISTRIBUZIONE

Il presente Regolamento è messo a disposizione degli interessati sul sito Internet di EQUOLAB. È richiamato in ogni offerta economica, che indica la revisione applicabile all’incarico. La sottoscrizione dell’offerta costituisce evidenza della presa visione e dell’accettazione del Regolamento nella revisione indicata, che diventa parte integrante dell’incarico.

5.            PROCESSO DI ISPEZIONE

• Il processo di ispezione è svolto in conformità:

• alle disposizioni cogenti contenute nella Scheda A dell’Allegato III del Decreto Ministeriale 21 aprile 2017, n. 93;

• alle disposizioni cogenti contenute nella Direttiva Ministeriale 6 dicembre 2021 (Scheda I –

• Strumenti per pesare a funzionamento automatico del tipo selezionatrici ponderali);

• ai requisiti della UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2026;

• alle procedure dell’OdI specifiche per i settori applicabili.

5.1               RICHIESTE DI ATTIVITÀ ISPETTIVE

**Modalità di acquisizione e formalizzazione della richiesta**
La richiesta del servizio può essere acquisita dall’OdI anche mediante comunicazione telefonica, e-mail, PEC, messaggistica elettronica o altra modalità tracciabile prevista dalle procedure dell’OdI. In tali casi EQUOLAB registra le informazioni necessarie alla corretta identificazione del Cliente, dello strumento e dell’attività richiesta, acquisendo, ove necessario, la documentazione e le immagini disponibili.
Il MOD. 7.2.A «Richiesta di verificazione periodica» può essere formalizzato e sottoscritto anche contestualmente all’esecuzione della verificazione presso il Cliente, quale conferma dei dati già comunicati. Resta fermo che il riesame della richiesta, la verifica della competenza, della disponibilità delle risorse e l’accettazione dell’incarico devono essere effettuati e documentati dall’OdI prima dell’esecuzione dell’attività ispettiva. Qualsiasi Cliente interessato ai servizi di verificazione periodica deve inoltrare all’OdI una richiesta di offerta in qualsiasi modo ritenga opportuno (fax, e-mail, telefonico, verbale, ecc.) contenente tutti i dati di supporto per poter espletare l’attività richiesta. RT provvede all’esame preliminare della documentazione ed entro un periodo di massimo quindici (15) giorni dal ricevimento della richiesta (salvo accordi presi con la committenza) procede, in staff con la Segreteria preposta dell’OdI (SEG), all’emissione dell’offerta per il servizio ispettivo sulla base delle informazioni ricevute. Quando la documentazione trasmessa dal Cliente è incompleta, l’OdI richiede per iscritto le necessarie integrazioni documentali. Il termine sopraindicato è sospeso fino al ricevimento delle integrazioni richieste, che devono essere fornite entro una settimana dalla ricezione della richiesta dell’OdI, pena l’improcedibilità della domanda. Se le integrazioni risultano adeguate, la richiesta può essere accettata e viene predisposta l’offerta economica. La sottoscrizione dell’offerta da parte del Cliente o di un soggetto legittimato costituisce evidenza oggettiva dell’accettazione delle condizioni applicabili. Prima dell’esecuzione delle attività l’OdI comunica al committente i nominativi degli ispettori che eseguiranno le attività per consentire al Cliente di esercitare il suo diritto di ricusazione. Il Cliente può presentare, entro tre (3) giorni lavorativi dalla comunicazione del nominativo, motivate osservazioni o richiesta di ricusazione qualora sussistano circostanze documentabili che possano compromettere l’imparzialità dell’Ispettore. EQUOLAB valuterà la richiesta secondo le proprie procedure in materia di imparzialità e conflitti di interesse e, ove necessario, provvederà alla sostituzione con personale competente e idoneo. Inoltre l’OdI comunica al Cliente committente l’eventuale possibile presenza, limitata al ruolo di osservatori dell’attività ispettiva svolta, degli Ispettori di ACCREDIA, che è l'Ente Unico Nazionale di Accreditamento; il Committente è tenuto ad accettare la partecipazione di Accredia. Nel caso di rifiuto o inadempienza del suddetto obbligo da parte del Cliente, l’OdI dovrà sospendere l’attività ispettiva.

5.2               ESAME DELLA DOCUMENTAZIONE FORNITA DAL CLIENTE

Le attività d’ispezione sono precedute da un esame della documentazione applicabile secondo quanto richiesto dal contratto. L’esame è approfondito perché è volto ad accertare che essa sia completa e soddisfi tutti i requisiti applicabili; deve essere organica e chiara, ossia non deve lasciare adito a dubbi interpretativi, deve essere concorde tra le sue varie parti. I documenti necessari per l’esame sono:

• Elenco completo degli strumenti (fabbricante, modello, matricola, portata minima e massima ecc.) da sottoporre a ispezione.

• Foto delle targhe metriche

• Le copie dei documenti pertinenti sono messe a disposizione degli Ispettori, che ne preservano l’integrità e la tracciabilità.

• Prima dell’esecuzione dell’attività ispettiva deve risultare documentata l’accettazione dell’offerta e delle condizioni applicabili. Il Mod.7.2.A può essere sottoscritto presso il Cliente, quale conferma dei dati già acquisiti, secondo quanto previsto al § 5.1.

5.3                PIANIFICAZIONE DEL SERVIZIO ISPETTIVO

La pianificazione delle attività è eseguita concordando la tempistica con il Cliente e rispettando l’ordine cronologico dello svolgimento delle pratiche. Il Cliente conserva il diritto di fare obiezione sugli incaricati dell’OdI, nel caso sussista o possa intravedersi un conflitto di interessi. In caso di assenza prolungata di un ISP, RT al fine di mantenere la continuità del servizio, provvede alla sua sostituzione con altro personale qualificato comunicando preventivamente (entro una settimana), il nominativo al Cliente committente. La verificazione periodica è eseguita dall’OdI entro il termine massimo di quarantacinque (45) giorni dalla data di ricezione della richiesta, come previsto dall’articolo 4, comma 16, del Decreto 21 aprile 2017, n. 93, fatte salve le condizioni previste dalla normativa applicabile. La pianificazione dell’appuntamento tiene conto della disponibilità del Cliente, della localizzazione dello strumento e dell’ordine cronologico delle richieste, senza pregiudicare il rispetto del termine normativo. Nel corso dei controlli, gli Ispettori dell’OdI, hanno il compito di ispezionare, eseguire la verificazione periodica dello strumento e registrare tutte le attività di controllo.

5.4               ACCETTAZIONE       INCARICO                     E                    MODALITÀ                    DI                  ESECUZIONE            DEL             SERVIZIO ISPETTIVO

5.4.1            DURATA DELLE OFFERTE E PREVENTIVI

Tutte le offerte e tutti i preventivi comunicati in qualsiasi forma sono da considerarsi vincolanti fino alla durata massima specificata nell’offerta.

5.4.2            MODIFICA E REVISIONE DELL’ORDINE

Eventuali revisioni o modifiche dell'ordine originale non sono compresi nel prezzo dell'offerta e verranno conteggiati separatamente.Nel caso in cui il Cliente, per qualsiasi motivo decida di modificare, posticipare o annullare l'ordine, l’OdI avrà il diritto di addebitare al Cliente il lavoro svolto fino al momento della modifica, del posticipo o dell'annullamento, richiedendo una indennità per la parte dell'ordine non eseguita.

5.4.3            QUALITÀ DEL SERVIZIO OFFERTO

L’OdI si impegna a svolgere il servizio con diligenza, nel rispetto della normativa applicabile, delle procedure dell’OdI e delle condizioni contrattuali accettate. Eventuali istruzioni del Cliente che possano incidere sull’imparzialità, sull’indipendenza o sull’esecuzione tecnica dell’attività non possono modificare i requisiti o i criteri applicabili. In caso di dubbi, l’OdI ne informa il Cliente prima dell’inizio dell’attività.

5.4.4            TEMPI DI CONSEGNA

l’OdI si impegna a rispettare i tempi di consegna concordati con il Cliente, ed a quelli previsti dal Comma 16 dell’Articolo 4 del Decreto 21 aprile 2017, n. 93, fatti salvi i casi di forza maggiore di cui al § 6.2 del presente Regolamento. In caso di modifiche dell'incarico decise dal Cliente dopo l'inizio dei lavori e riguardanti il volume e/o il grado di difficoltà, l’OdI avrà la facoltà di modificare di conseguenza i tempi di consegna dandone comunicazione al Cliente.

5.4.5            ANNULLAMENTO DA PARTE DEL CLIENTE

Nel caso in cui il Cliente dovesse annullare un incarico dopo il conferimento non per motivi di forza maggiore, sarà tenuto al pagamento della parte dell'incarico già eseguita dall’OdI, in base a quanto previsto al § 5.4.2 del presente Regolamento.

5.5               SPEDIZIONE STRUMENTI DA PROVARE E VERIFICARE

• Gli strumenti devono pervenire all’OdI, puliti, perfettamente funzionanti, muniti di eventuali accessori

• necessari per l’impiego.

• Ciascuno strumento deve essere immatricolato in modo univoco e indelebile.

• La strumentazione, nel caso sia necessario il trasporto, viaggia sempre a rischio e pericolo del Cliente committente, l’OdI non risponde di danni avvenuti durante il trasporto.

• Eventuali richieste di copertura assicurativa sono a carico del Cliente.

• La strumentazione deve pervenire opportunamente imballata; per la restituzione l’OdI utilizzerà gli stessi imballi forniti dal Cliente.

Nessuna responsabilità può essere attribuita all’OdI per danneggiamenti dovuti al trasporto o ad un imballaggio non adeguato.Eventuali Non Conformità saranno tempestivamente comunicate al Cliente.

6. SUBAPPALTO

Ogni eventuale subappalto deve inoltre risultare compatibile con lo scopo di accreditamento di EQUOLAB e con le condizioni applicabili all’attività di verificazione periodica ai sensi del D.M. 93/2017. La responsabilità della determinazione di conformità e dell’esito finale dell’ispezione resta in capo a EQUOLAB, salvo diversa previsione cogente applicabile. Il ricorso al subappalto non può essere utilizzato per affidare stabilmente all’esterno attività per le quali l’OdI deve mantenere direttamente competenza, controllo e responsabilità.

• mantiene le registrazioni relative alla qualifica, alla valutazione e al monitoraggio del soggetto esterno.

• informa preventivamente il Cliente quando richiesto dai requisiti applicabili e ne conserva evidenza;

• valuta preventivamente eventuali rischi per imparzialità, indipendenza e validità dell’attività ispettiva;

• definisce per iscritto oggetto, limiti, responsabilità e condizioni dell’affidamento;

• verifica e documenta la competenza, l’idoneità, l’imparzialità e, ove applicabile, l’accreditamento del soggetto incaricato per la specifica attività;

Prima dell’affidamento EQUOLAB:

Qualora, in casi eccezionali, EQUOLAB debba affidare a un soggetto esterno una parte dell’attività ispettiva, tale affidamento è gestito come subappalto nel rispetto della normativa cogente, dei requisiti di accreditamento e delle procedure dell’OdI.Le attività di verificazione periodica sono normalmente eseguite da personale qualificato e incaricato da EQUOLAB. L’impiego di un Ispettore esterno, qualificato, contrattualizzato, formato, monitorato e operante sotto il sistema di gestione e la responsabilità dell’OdI, non costituisce di per sé subappalto.

6.1               RESPONSABILITÀ PER I SERVIZI FORNITI

6.1.1            RESPONSABILITÀ NEI CONFRONTI DEL CLIENTE

L'affidamento da parte dell’OdI di lavori, interamente o parzialmente, a terzi, non ne limiterà in alcun modo le responsabilità nei confronti del Cliente.

6.1.2            LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ

L’OdI si assumerà la responsabilità per eventuali danni dimostrabili e direttamente imputabili per sua negligenza colposa mediante adeguata polizza assicurativa con copertura rischio professionale e responsabilità civile.

6.1.3            RISARCIMENTO

Il Cliente risponde dei danni derivanti da informazioni false o incomplete, da comportamenti o condizioni a lui imputabili e dalla mancata osservanza degli obblighi posti a suo carico, nei limiti previsti dalla normativa vigente.

6.2               FORZA MAGGIORE

6.2.1            DEFINIZIONE DI FORZA MAGGIORE

Con forza maggiore si intende ogni circostanza non prevedibile al momento della conclusione dell'accordo, che rende di fatto ragionevolmente impossibile esigere la soddisfazione agli impegni da parte del Cliente.Equiparabile a forza maggiore sono: malattia, sciopero del lavoro, guerra, pericolo di guerra, agitazioni, problemi di trasporto, incendio e altri gravi problemi presso l’OdI o presso i suoi fornitori.

6.2.2            SOSPENSIONE ED ANNULLAMENTO DEI VINCOLI CONTRATTUALI

In caso di forza maggiore i doveri tra le due parti verranno reciprocamente sospesi. Se la durata della situazione di forza maggiore dovesse rendere ragionevolmente impossibile onorare il contratto, ogni parte avrà la facoltà di annullare l'accordo per il futuro con dichiarazione scritta, senza che nessuna delle due parti sarà tenuta a indennizzi reciproci. Se per motivi di forza maggiore l’OdI sarà costretto ad interrompere l'ulteriore esecuzione, manterrà comunque il diritto di compenso per i lavori eseguiti e consegnati fino a quel momento.

6.3               DICHIARAZIONI DEL CLIENTE

Il Cliente, presa visione dei diritti e dei doveri descritti nel presente Regolamento e dei documenti applicabili, si impegna a rispettare gli obblighi posti a suo carico.Dichiara e garantisce, assumendosene ogni responsabilità, che:

• Ogni dichiarazione fatta all’OdI sia per iscritto che durante le visite di ispezione, corrispondono a verità.

• Tutti i dati riportati nei documenti presentati all’OdI devono essere completi, corretti e veritieri; il Cliente si assume la responsabilità delle informazioni fornite.

6.4               FATTURAZIONE

6.4.1            TERMINI DI PAGAMENTO

Il servizio erogato dovrà essere corrisposto secondo le modalità e le scadenze concordate.I termini di pagamento sono termini ultimi, allo scadere dei quali il Cliente è da considerarsi immediatamente inosservante degli accordi.

6.4.2            RITARDATO PAGAMENTO

In caso di ritardo nei pagamenti, EQUOLAB potrà esercitare i diritti previsti dalla normativa vigente e dalle condizioni accettate nell’offerta, inclusa, ove applicabile, la richiesta degli interessi di mora e la sospensione delle attività non ancora eseguite, previa comunicazione al Cliente. Da quel momento, l’OdI avrà il diritto di considerare sospesi tutti i propri doveri nell'ambito dell'accordo e di eventuali altri accordi con il Cliente.

6.4.3            PROROGA DEI PAGAMENTI

Una eventuale proroga dei pagamenti concessa dall’OdI al Cliente avrà valore solo e nella misura in cui è stata concessa a mezzo scritto ed approvata.

6.5               COMPENSAZIONE

Eventuali contestazioni relative agli importi fatturati devono essere comunicate per iscritto all’OdI con adeguata motivazione.

6.5.1            GARANZIE

Per ottenere maggiori garanzie l’OdI avrà la facoltà di chiedere, a sua totale discrezione, anticipi parziali o completi, garanzie bancarie e simili, prima di iniziare l'esecuzione dell'incarico.Si riserva inoltre la facoltà di inviare fatture parziali durante l'esecuzione del lavoro.Nel caso in cui il Cliente non abbia presentato le garanzie richieste entro cinque (5) giorni, l’OdI avrà il diritto di sospendere i propri doveri e/o di recedere dal contratto.In caso di sospensione e/o rescissione del contratto, l’OdI manterrà il diritto al compenso per i lavori effettuati e consegnati sino al momento della sospensione e/o rescissione.

6.5.2            CONTROVERSIA SUGLI IMPORTI FATTURATI

Eventuali contestazioni relative agli importi fatturati devono essere comunicate per iscritto all’OdI con adeguata motivazione e senza pregiudizio dei diritti inderogabili previsti dalla legge. La contestazione non sospende automaticamente il pagamento degli importi non contestati.

6.6               RESPONSABILITÀ PER PROPRIETÀ

6.6.1            STRUMENTI AFFIDATI DAL CLIENTE

L’OdI avrà la massima cura degli strumenti che gli saranno eventualmente affidati.In caso di danneggiamento, esso risponderà nei limiti dei massimali previsti dalla propria polizza assicurativa R.C.P. ed R.C.T. stipulata.Nei casi in cui si debba lavorare con prodotti unici, preziosi o insostituibili, il Cliente dovrà occuparsi autonomamente di assicurarli.

7.            ATTIVITÀ OPERATIVA DI VERIFICAZIONE PERIODICA

L’attività operativa della verificazione periodica sarà eseguita da un ISP incaricato da parte dell’OdI e sarà espletata con le procedure tecniche dello stesso.I campioni e la strumentazione utilizzati per le operazioni di verificazione periodica possono essere di proprietà dell’OdI oppure di terzi; in ogni caso l’OdI ne assicura la gestione, l’idoneità, la riferibilità metrologica e il monitoraggio secondo le proprie procedure.L’attività di esecuzione della verificazione periodica può essere espletata anche da personale esterno dell’OdI (Ispettore Esterno); esso è formato, valutato e monitorato dall’OdI stesso.L’ISP incaricato, esegue la verificazione periodica in conformità al Decreto 21 aprile 2017 n. 93 ed alle Procedure Operative dell’OdI stesso, approvate mediante l’accreditamento ottenuto.Al termine dell’attività, l’ISP compila o aggiorna il Libretto Metrologico secondo quanto previsto dalla normativa applicabile. In caso di esito positivo o negativo, l’ISP applica le marcature, i contrassegni e le registrazioni previste dalla normativa vigente e dalle procedure dell’OdI. Dopo l’esecuzione della verificazione periodica, sia in caso di esito positivo sia in caso di esito negativo, l’ISP registra e salva i dati dell’attività nel gestionale dell’OdI.

8.            EMISSIONE DEL RAPPORTO PROVE DI VERIFICAZIONE

Il programma gestionale dell’OdI è corredato dei seguenti dati:

• numero del rapporto/certificato;

• data;

• ragione sociale del Titolare dello strumento;

• indirizzo del soggetto;

• ubicazione dello strumento;

• luogo di esecuzione della verificazione periodica;

• denominazione e caratteristiche metrologiche dello strumento;

• altri dati riportati nel Libretto Metrologico;

• strumento riparato;

• scadenza della verificazione periodica;

• elenco dei campioni utilizzati con numero e data del certificato di taratura, e data di scadenza;

• esito della verificazione periodica;

• data di scadenza;

• data, luogo e sottoscrizioni previste dalle procedure applicabili;

• prove di pesatura o misurazione.

I Rapporti di verifica sono predisposti, riesaminati e conservati in conformità alla UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2026, alle procedure dell’OdI e ai requisiti di accreditamento applicabili. Tali rapporti riferiscono e documentano la situazione esistente in quel momento durante la verifica effettuata da parte degli Ispettori (ISP).Il Rapporto di verifica è reso disponibile al Cliente secondo le modalità previste dalle procedure dell’OdI e dalla normativa applicabile. La rintracciabilità del Rapporto di Ispezione viene assicurata tramite lo stesso numero identificativo del documento, assegnato automaticamente dal gestionale dell’OdI. Il programma gestionale utilizzato dall’OdI è sottoposto a validazione e controllo secondo le procedure interne applicabili. Alla fine delle prove prestabilite, nei programmi in base alla tipologia dello strumento, l’ISP deve rilevare che ogni prova sia POSITIVA o NEGATIVA. Ultimata l’attività valutativa, L’OdI invierà alla Camera di Commercio competente territorialmente le comunicazioni previste dall’Articolo 13 del Decreto 21 aprile 2017 n. 93 entro i dieci (10) giorni lavorativi stabiliti.

8.1               COMUNICAZIONE DEI DATI DI VERIFICAZIONE PERIODICA ALL’ODI

Dopo l’esecuzione della verificazione periodica, sia che essa abbia avuto esito positivo che negativo, l’ISP salva i dati dell’attività nel gestionale dell’OdI.

8.2               ANALISI DEI DATI DI VERIFICAZIONE PERIODICA E COMUNICAZIONE

RT, secondo le tempistiche definite dalle procedure interne e comunque in tempo utile per gli adempimenti previsti dalla normativa, riesamina il Rapporto di verificazione come segue:

• Verifica che i dati anagrafici del Titolare strumento siano corretti.

• Verifica che i dati dello strumento siano corretti (sia quelli metrologici che la denominazione del costruttore e del modello).

• Accerta che l’ISP abbia eseguito la verifica visiva in tutte le sue parti (presenza del manuale istruzioni d’uso, presenza della dichiarazione di conformità CE del tipo, presenza del libretto metrologico, release di software contemplata del UE Type-examination Certificate/Decreto Ministeriale, integrità dei sigilli di chiusura, dei contrassegni e della targa metrica, display integro che garantisca la corretta lettura del valore del peso, unità di stampa efficiente, livella presente ed efficiente).

• Verifica che le prove metrologiche siano state eseguite correttamente.

Qualora non siano riscontrate anomalie, il Rapporto di verificazione viene riesaminato e validato secondo le modalità previste dalle procedure dell’OdI. Le comunicazioni di eseguita verificazione periodica verranno inviate agli Organi preposti entro i giorni prestabiliti dall’Articolo 13 del Decreto 21 aprile 2017 n. 93. L’esito della verificazione è determinato esclusivamente sulla base dell’attività ispettiva svolta e dei requisiti applicabili; il silenzio o la mancata comunicazione del Cliente non costituiscono in alcun caso accettazione o esito positivo. Qualora il riesame interno evidenzi una non conformità dell’attività ispettiva tale da compromettere la validità del risultato, l’OdI adotta le azioni previste dalle proprie procedure, inclusa, ove necessario, la ripetizione dell’attività da parte di personale competente e non coinvolto nella precedente esecuzione. In questo caso, l’attività di verificazione periodica sarà ripetuta dando l’incarico ad un altro ISP. In caso di errori o carenze documentali che non incidano sulla validità dell’esito ispettivo, sono apportate le necessarie correzioni in modo tracciabile secondo le procedure dell’OdI. L’ OdI, dopo l’analisi della Non Conformità, deciderà quali azioni intraprendere in base alla gravità della Non Conformità rilevata.

8.2.1            COMUNICAZIONE DEI DATI DI VERIFICAZIONE AGLI ORGANISMI PREPOSTI

La comunicazione verrà inviata alle C.C.I.A.A. di competenza territoriale, entro i giorni prestabiliti dall’Articolo 13 del Decreto 21 aprile 2017 n. 93.Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa nazionale applicabile, secondo l’informativa privacy di EQUOLAB.

8.3               RISERVATEZZA E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

L’OdI assicura che tutte le informazioni acquisite durante le attività ispettive, inclusa la tutela dei diritti di proprietà dei clienti, siano trattate in maniera strettamente riservata, salvo quando diversamente prescritto da:

• disposizioni di legge;

• disposizione e/o notifica dell’Organismo di accreditamento.

Quando la comunicazione a terzi è imposta dalla legge, dall’Autorità competente o dagli obblighi di accreditamento, EQUOLAB comunica al Cliente le informazioni che possono essere rese note, ove ciò sia consentito dalla normativa.Al fine di garantire la riservatezza suddetta, il personale dell’OdI coinvolto nell’ispezione sottoscrive un impegno formale alla riservatezza.In casi particolari copia di questo documento può essere fornita al Cliente, previa richiesta scritta. Lo stesso impegno formale viene sottoscritto per garantire che non vi siano conflitti di interesse.Tutti i documenti relativi alle attività descritte in questo Regolamento verranno archiviati secondo quanto disposto nel § 8.1 del Manuale della Qualità dell’Organismo di Ispezione Equolab (tempo minimo di conservazione pari a 10 anni).

9.            RICORSI E RECLAMI

9.1                RICORSI

Il richiedente o altra parte coinvolta può presentare ricorso scritto contro una decisione dell’OdI relativa all’esito della verificazione, secondo le modalità indicate dall’OdI. Il ricorso deve identificare la decisione contestata, indicarne le motivazioni e, ove disponibili, allegare le evidenze a supporto. Il termine operativo previsto dall’OdI è di tre (3) giorni lavorativi dalla data di comunicazione o conoscenza della decisione, senza pregiudizio degli eventuali termini inderogabili previsti dalla normativa applicabile.L’invio del ricorso non sospende l’applicazione della decisione adottata.L’OdI prende in carico il ricorso, ne verifica l’ammissibilità e lo fa esaminare da personale che non sia stato direttamente coinvolto nell’attività o nella decisione oggetto del ricorso e che non abbia conflitti di interesse. L’esito e le eventuali azioni conseguenti sono comunicati per iscritto entro trenta (30) giorni dal ricevimento, salvo la necessità di tempi diversi previsti dalle procedure o dalla normativa applicabile.L’OdI garantisce che il ricorso verrà gestito da personale non direttamente coinvolto nelle attività oggetto del ricorso stesso.L’OdI si riserva di valutare l’eventuale addebito dei costi operativi sostenuti per la gestione del ricorso.

9.2                RECLAMI

Qualsiasi parte interessata può presentare un reclamo scritto all’OdI in relazione alle attività, al personale, agli aspetti amministrativi o ai tempi del servizio. Il reclamo deve contenere, per quanto possibile, l’oggetto, i fatti, la data e le eventuali evidenze disponibili. Il reclamo è registrato e valutato secondo la procedura dell’OdI, senza discriminazioni o ritorsioni nei confronti del reclamante.

• Comportamento di alcuni membri dell’OdI durante il processo di verificazione periodica.

• Comportamento di alcuni membri dell’OdI nella prestazione di servizi amministrativi o altro.

• Comportamento di alcuni membri dell’OdI che il richiedente ritiene possa recargli pregiudizio.

• Ritardi nell’espletamento delle fasi di verificazione periodica,

inoltrerà un reclamo scritto entro trenta (30) giorni a partire dall’azione oggetto del reclamo.L’OdI valuta il reclamo, ne determina l’ammissibilità e individua il responsabile della relativa gestione, assicurando che le persone coinvolte nell’oggetto del reclamo non assumano decisioni sul relativo esito. Le conclusioni e le eventuali azioni intraprese sono comunicate per iscritto al reclamante entro trenta (30) giorni dal ricevimento, salvo tempi diversi previsti dalle procedure o dalla normativa applicabile.Le conclusioni finali verranno comunicate entro trenta (30) giorni per iscritto al reclamante.L’OdI garantisce che il reclamo verrà gestito da personale non direttamente coinvolto nelle attività oggetto del reclamo.

9.3                FORO COMPETENTE

Per quanto consentito dalla normativa applicabile, per le controversie relative all’interpretazione o all’esecuzione dell’incarico sarà competente il Foro di Palermo.

10.          TARIFFARIO

Il tariffario di riferimento è gestito dall’OdI secondo criteri trasparenti e coerenti con i requisiti di imparzialità. Per attività continuative, convenzionate o complesse possono essere emesse offerte personalizzate, purché le condizioni economiche non siano correlate all’esito della verificazione.