Regolamento e dichiarazione politica organismo Equolab
Benvenuti nella nostra guida completa ai principi e alle procedure che governano le attività di verificazione metrologica di Equolab. Qui troverete trasparenza, qualità e conformità legale, elementi fondamentali del nostro impegno per un servizio eccellente. Siamo un organismo di ispezione accreditato e la vostra fiducia è la nostra priorità.
Regolamento dell'Organismo di Ispezione Equolab di Romano Federica
Definire le modalità e le relative responsabilità per tenere sotto controllo i servizi di verificazione periodica degli strumenti di misura regolamentati dal Decreto 21 aprile 2017, n. 93.
Qualsiasi Organizzazione può accedere all’iter di verificazione periodica degli strumenti di misura senza discriminazione alcuna, a meno che Equolab non sia a conoscenza di motivi ostativi che ne impediscano l’attività ispettiva. Affinché il processo ispettivo possa avere inizio occorre che il richiedente che deve verificare uno o più strumenti di misura, faccia specifica richiesta all’Organismo di Ispezione Equolab, ed inoltre: accettare le condizioni descritte nel presente Regolamento scaricabile dal sito web https://www.equolab.eu
accettare il nominativo degli Ispettori proposto che possono eseguire le Verificazioni Periodiche, che è inviato contestualmente all’offerta economica;
Il presente Regolamento si applica alla prestazione del servizio della verificazione periodica di cui
l’Organismo di Ispezione Equolab è accreditato.
Di seguito vengono elencati gli strumenti di misura per cui l’Organismo è accreditato:
DESCRIZIONE PORTATA
Strumenti per pesare a funzionamento non automatico (NAWI) Fino a 3000 kg in Classe III
Fino a 6 kg in Classe II ; Fino a 1Kg in Classe I
Strumenti per pesare a funzionamento automatico (AWI): Selezionatrici ponderali Fino a 30 kg in Classe X(1), XIII(1) e Y(a)
Nel testo del presente documento sono utilizzate le seguenti abbreviazioni:
DIR Legale Rappresentante.
RT Responsabile Organismo di Ispezione.
RSGQ Responsabile Qualità.
SEG Segreteria.
ISP Ispettore addetto alla verificazione periodica.
OdI Organismo di Ispezione Equolab.
Ulteriori specifiche abbreviazioni possono essere indicate nei documenti in cui sono utilizzate.
L’OdI ha la responsabilità di:
Eseguire l'incarico con la diligenza richiesta dalla natura dell'attività esercitata e con l'utilizzo di mezzi appropriati; Redigere, sulla base dell'attività svolta, il/i rapporti di cui alle condizioni di contratto nei termini e con le modalità ivi indicati; Garantire al Cliente libertà di accesso ai servizi ispettivi; Rispettare in occasione dei sopralluoghi le prescrizioni impartite dai responsabili preposti alla sicurezza.
Garantire che le informazioni tecniche e commerciali delle quali viene a conoscenza nel corso del Contratto sono interamente coperte dal segreto commerciale.
L’OdI pertanto si impegna a non divulgare presso terzi dette informazioni senza preventiva autorizzazione scritta del Cliente.
Comunicare tempestivamente al Titolare dello strumento oggetto della verificazione periodica già programmata, l’impossibilità ad eseguire le attività ispettive in casi di forza maggiori (per esempio terremoti, incidenti, scioperi, ecc) o nel caso di provvedimenti d’inibizione della funzione dell’OdI; Possedere e mantenere il requisito di imparzialità e di indipendenza, previsto al punto 4.1 della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012;
3.1 RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE
Il Cliente ha la responsabilità di:
Comunicare ed inviare in tempo utile, su richiesta dell'OdI, copia di tutta la documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività.
Adottare ogni misura utile per assicurare la sicurezza del personale che compone il team di ispezione; Consentire o a far consentire al personale dell'OdI l'accesso nei locali dove sono installati gli strumenti misura; Mettere a disposizione tutti i mezzi necessari per lo svolgimento della verifica; Consentire, quando richiesto, agli Ispettori di ACCREDIA l'accesso al luogo di ispezione.
Comunicare all'OdI Equolab tutte le informazioni necessarie per l'espletamento dell'incarico.
3.2 LIMITAZIONI DELLE RESPONSABILITÀ
L’OdI nello svolgere l'incarico ispettivo, non assume il ruolo di responsabile della vendita o riparazione dello strumento oggetto di ispezione.
Non è responsabile di eventuali difetti o danni di qualsiasi natura dovessero crearsi durante l'esecuzione delle attività ispettive oggetto del presente regolamento, che non siano direttamente imputabili all’ISP dell‘OdI. Non è responsabile di eventuali difetti o danni causati da un uso improprio degli strumenti da parte del Titolare strumento metrico.
Il presente regolamento è messo a disposizione degli interessati su sito Internet di Equolab all’indirizzo https://www.equolab.eu.
Tale documento viene citato in ogni singola offerta e la firma del Cliente sull’offerta economica rappresenta l’evidenza oggettiva dell’accettazione del regolamento applicabile, diventando parte integrante del contratto stesso.
Alle disposizioni cogenti contenute nella Scheda A dell’Allegato III del Decreto Ministeriale 21 aprile 2017 n. 93. Alle disposizioni cogenti contenute nella Direttiva Ministeriale 6 dicembre 2021 (Scheda I –
Strumenti per pesare a funzionamento automatico del tipo selezionatrici ponderali). Ai requisiti della UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012. Alle procedure dell’OdI specifiche per i settori applicabili.
5.1 RICHIESTE DI ATTIVITÀ ISPETTIVE
Qualsiasi Cliente interessato ai servizi di verificazione periodica deve inoltrare all’OdI una richiesta di offerta in qualsiasi modo ritenga opportuno (fax, e-mail, telefonico, verbale, ecc.) contenente tutti i dati di supporto per poter espletare l’attività richiesta. RT provvede all’esame preliminare della documentazione ed entro un periodo di massimo quindici (15) giorni dal ricevimento della richiesta (salvo accordi presi con la committenza) procede, in staff con la Segreteria preposta dell’OdI (SEG), all’emissione dell’offerta per il servizio ispettivo sulla base delle informazioni ricevute.
Quando la documentazione trasmessa dal Cliente è incompleta, l’OdI richiede ad esso per iscritto le necessarie integrazioni documentali.
Il termine sopraindicato è sospeso fino al ricevimento delle integrazioni richieste, che devono essere fornite entro una settimana dalla ricezione della richiesta dell’OdI, pena l’improcedibilità della domanda. Se le suddette integrazioni risultano adeguate, la domanda viene quindi accettata e viene predisposta l’offerta economica come di cui sopra.
La firma del legale rappresentante del committente o del Titolare dello strumento, è l’evidenza oggettiva dell’accettazione dei regolamenti applicabili da parte dell’Organizzazione richiedente. Prima dell’esecuzione delle attività l’OdI comunica al committente i nominativi degli ispettori che eseguiranno le attività per consentire al Cliente di esercitare il suo diritto di ricusazione.
Trascorsi tre (3) giorni dalla comunicazione, senza che il committente abbia espresso motivate riserve su tali nominativi, gli stessi si ritengono accettati.
Inoltre l’OdI comunica al Cliente committente l’eventuale possibile presenza, limitata al ruolo di osservatori dell’attività ispettiva svolta, degli Ispettori di ACCREDIA, che è l'Ente Unico Nazionale di Accreditamento; il Committente è tenuto ad accettare la partecipazione di Accredia. Nel caso di rifiuto o inadempienza del suddetto obbligo da parte del Cliente, l’OdI dovrà sospendere l’attività ispettiva.
5.2 ESAME DELLA DOCUMENTAZIONE FORNITA DAL CLIENTE
Le attività d’ispezione sono precedute da un esame della documentazione applicabile secondo quanto richiesto dal contratto. L’esame è approfondito perché è volto ad accertare che essa sia completa e soddisfi tutti i requisiti applicabili; deve essere organica e chiara, ossia non deve lasciare adito a dubbi interpretativi, deve essere concorde tra le sue varie parti. I documenti necessari per l’esame sono:
Elenco completo degli strumenti (fabbricante, modello, matricola, portata minima e massima ecc.) da sottoporre a ispezione. Foto delle targhe metriche
Copie dei documenti sono messi a disposizione degli Ispettori, che non possono alterare il contenuto originale. Se l’esame documentale ha avuto esito positivo il cliente invia all’OdI la copia dell’offerta firmata, con evidenza dell’accettazione del Regolamento.
5.3 PIANIFICAZIONE DEL SERVIZIO ISPETTIVO
La pianificazione delle attività è eseguita concordando la tempistica con il Cliente e rispettando l’ordine cronologico dello svolgimento delle pratiche.
Il Cliente conserva il diritto di fare obiezione sugli incaricati dell’OdI, nel caso sussista o possa intravedersi un conflitto di interessi.
In caso di assenza prolungata di un ISP, RT al fine di mantenere la continuità del servizio, provvede alla sua sostituzione con altro personale qualificato comunicando preventivamente (entro una settimana), il nominativo al Cliente committente. La durata e le modalità delle verifiche sono stabilite dall’OdI in base alla professionalità, alla significatività ed alla complessità del sistema ispezionato/controllato con un periodo massimo di quarantacinque (45) giorni dalla richiesta, così come previsto dall’Articolo 4 comma 16 del Decreto 21 aprile 2017 n. 93.
Nel corso dei controlli, gli Ispettori dell’OdI, hanno il compito di ispezionare, eseguire la verificazione periodica dello strumento e registrare tutte le attività di controllo.
5.4 ACCETTAZIONE INCARICO E MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO ISPETTIVO
5.4.1 DURATA DELLE OFFERTE E PREVENTIVI
Tutte le offerte e tutti i preventivi comunicati in qualsiasi forma sono da considerarsi vincolanti fino alla durata massima specificata nell’offerta.
5.4.2 MODIFICA E REVISIONE DELL’ORDINE
Eventuali revisioni o modifiche dell'ordine originale non sono compresi nel prezzo dell'offerta e verranno conteggiati separatamente.
Nel caso in cui il Cliente, per qualsiasi motivo decida di modificare, posticipare o annullare l'ordine, l’OdI avrà il diritto di addebitare al Cliente il lavoro svolto fino al momento della modifica, del posticipo o dell'annullamento, richiedendo una indennità per la parte dell'ordine non eseguita.
5.4.3 QUALITÀ DEL SERVIZIO OFFERTO
L’OdI si impegna a svolgere il servizio con diligenza, rispettando le disposizioni proposte dal Cliente. In caso di seri dubbi sull'applicabilità di tali disposizioni, l’OdI informerà immediatamente il Cliente prima dell'inizio dei lavori.
l’OdI si impegna a rispettare i tempi di consegna concordati con il Cliente, ed a quelli previsti dal Comma 16 dell’Articolo 4 del Decreto 21 aprile 2017, n. 93, fatti salvi i casi di forza maggiore di cui al § 6.2 del presente Regolamento.
In caso di modifiche dell'incarico decise dal Cliente dopo l'inizio dei lavori e riguardanti il volume e/o il grado di difficoltà, l’OdI avrà la facoltà di modificare di conseguenza i tempi di consegna dandone comunicazione al Cliente.
5.4.5 ANNULLAMENTO DA PARTE DEL CLIENTE
Nel caso in cui il Cliente dovesse annullare un incarico dopo il conferimento non per motivi di forza maggiore, sarà tenuto al pagamento della parte dell'incarico già eseguita dall’OdI, in base a quanto previsto al § 5.4.2 del presente Regolamento.
5.5 SPEDIZIONE STRUMENTI DA PROVARE E VERIFICARE
Gli strumenti devono pervenire all’OdI, puliti, perfettamente funzionanti, muniti di eventuali accessori necessari per l’impiego. Ciascuno strumento deve essere immatricolato in modo univoco e indelebile. La strumentazione, nel caso sia necessario il trasporto, viaggia sempre a rischio e pericolo del Cliente committente, l’OdI non risponde di danni avvenuti durante il trasporto.
Eventuali richieste di copertura assicurativa sono a carico del Cliente. La strumentazione deve pervenire opportunamente imballata; per la restituzione l’OdI utilizzerà gli stessi imballi forniti dal Cliente.
Nessuna responsabilità può essere attribuita all’OdI per danneggiamenti dovuti al trasporto o ad un imballaggio non adeguato. Eventuali Non Conformità saranno tempestivamente comunicate al Cliente.
Generalmente l’attività di verificazione periodica viene eseguita dall’OdI Equolab con propri Ispettori Interni/Esterni.
Il subappalto, viene eseguito alle seguenti condizioni:
a) L’OdI si rivolge ad Organismi accreditati alla norma UNI EN 17020, UNI EN 17025 oppure UNI EN 17065 accreditati per le attività di verificazione periodica di strumenti per pesare NAWI e AWI.
In questo modo assicura ed è in grado di dimostrare che il proprio subappaltatore è competente a fornire il servizio in questione. b) Quando applicabile, l’OdI informa il Cliente della propria intenzione di subappaltare parte delle ispezioni. c) Quando parte di un’ispezione è eseguita da un subappaltatore, la responsabilità per qualsiasi determinazione di conformità dell’elemento sottoposto ad ispezione rispetto ai requisiti rimane dell’OdI. d) l’OdI registra e conserva le informazioni dettagliate della propria indagine sulla competenza e sulla conformità dei propri subappaltatori, mantenendo altresì aggiornato il registro delle verificazioni periodiche da essi eseguite.
Viene pertanto rispettato il requisito espresso dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 punto 6.3 e dal documento ACCREDIA RG-01-04 punto 2.10, in merito alla gestione del subappalto.
6.1 RESPONSABILITÀ PER I SERVIZI FORNITI
6.1.1 RESPONSABILITÀ NEI CONFRONTI DEL CLIENTE
L'affidamento da parte dell’OdI di lavori, interamente o parzialmente, a terzi, non ne limiterà in alcun modo le responsabilità nei confronti del Cliente.
6.1.2 LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ
L’OdI si assumerà la responsabilità per eventuali danni dimostrabili e direttamente imputabili per sua negligenza colposa mediante adeguata polizza assicurativa con copertura rischio professionale e responsabilità civile.
Il Cliente manterrà l’OdI indenne da qualsiasi richiesta di risarcimento di terze parti.
6.2.1 DEFINIZIONE DI FORZA MAGGIORE
Con forza maggiore si intende ogni circostanza non prevedibile al momento della conclusione dell'accordo, che rende di fatto ragionevolmente impossibile esigere la soddisfazione agli impegni da parte del Cliente. Equiparabile a forza maggiore sono: malattia, sciopero del lavoro, guerra, pericolo di guerra, agitazioni, problemi di trasporto, incendio e altri gravi problemi presso l’OdI o presso i suoi fornitori.
6.2.2 SOSPENSIONE ED ANNULLAMENTO DEI VINCOLI CONTRATTUALI
In caso di forza maggiore i doveri tra le due parti verranno reciprocamente sospesi.
Se la durata della situazione di forza maggiore dovesse rendere ragionevolmente impossibile onorare il contratto, ogni parte avrà la facoltà di annullare l'accordo per il futuro con dichiarazione scritta, senza che nessuna delle due parti sarà tenuta a indennizzi reciproci.
Se per motivi di forza maggiore l’OdI sarà costretto ad interrompere l'ulteriore esecuzione, manterrà comunque il diritto di compenso per i lavori eseguiti e consegnati fino a quel momento.
Il Cliente presa visione dei diritti e doveri descritti nel presente Regolamento, nonché dei documenti applicabili, si obbliga a rispettare tutti i doveri ad esso facenti capo.
Dichiara e garantisce, assumendosene ogni responsabilità, che:
Ogni dichiarazione fatta all’OdI sia per iscritto che durante le visite di ispezione, corrispondono a verità.
Tutti i dati riportati nei documenti presentati a all’OdI corrispondono a verità, consapevole della responsabilità penali e delle conseguenti sanzioni cui può andare incontro in caso di falsa dichiarazione, ai sensi dell’Articolo 76 del D.P.R. 445/2000.
Il servizio erogato dovrà essere corrisposto secondo le modalità e le scadenze concordate. I termini di pagamento sono termini ultimi, allo scadere dei quali il Cliente è da considerarsi immediatamente inosservante degli accordi.
In caso di ritardo nei pagamenti da parte del Cliente, in relazione all'intera somma dovuta all’OdI, sarà da considerarsi legalmente inadempiente senza che nessun sollecito o messa in mora sia richiesta.
Da quel momento, l’OdI avrà il diritto di considerare sospesi tutti i propri doveri nell'ambito dell'accordo e di eventuali altri accordi con il Cliente.
Una eventuale proroga dei pagamenti concessa dall’OdI al Cliente avrà valore solo e nella misura in cui è stata concessa a mezzo scritto ed approvata.
Non è ammessa la compensazione.
Per ottenere maggiori garanzie l’OdI avrà la facoltà di chiedere, a sua totale discrezione, anticipi parziali o completi, garanzie bancarie e simili, prima di iniziare l'esecuzione dell'incarico.
Si riserva inoltre la facoltà di inviare fatture parziali durante l'esecuzione del lavoro. Nel caso in cui il Cliente non abbia presentato le garanzie richieste entro cinque (5) giorni, l’OdI avrà il diritto di sospendere i propri doveri e/o di recedere dal contratto. In caso di sospensione e/o rescissione del contratto, l’OdI manterrà il diritto al compenso per i lavori effettuati e consegnati sino al momento della sospensione e/o rescissione.
6.5.2 CONTROVERSIA SUGLI IMPORTI FATTURATI
In caso di controversia sugli importi fatturati, il Cliente è tenuto a presentare il reclamo entro il termine di dieci (10) giorni dal ricevimento della fattura. In mancanza di tale reclamo verrà automaticamente a decadere ogni diritto di reclamo contro l'importo fatturato.
6.6 RESPONSABILITÀ PER PROPRIETÀ
6.6.1 STRUMENTI AFFIDATI DAL CLIENTE
L’OdI avrà la massima cura degli strumenti che le saranno eventualmente affidati. In caso di danneggiamento, esso risponderà nei limiti dei massimali previsti dalla propria polizza assicurativa R.C.P. ed R.C.T. stipulata. Nei casi in cui si debba lavorare con prodotti unici, preziosi o insostituibili, il Cliente dovrà occuparsi autonomamente di assicurarli.
7. ATTIVITÀ OPERATIVA DI VERIFICAZIONE PERIODICA
L’attività operativa della verificazione periodica sarà eseguita da un ISP incaricato da parte dell’OdI e sarà espletata con le procedure tecniche dello stesso.
I campioni e la strumentazione utilizzata per le operazioni di verificazione periodica sono di proprietà dell’OdI oppure di parte terza; il monitoraggio dei campioni e delle apparecchiature sono eseguite da parte dell’OdI stesso. L’attività di esecuzione della verificazione periodica può essere espletata anche da personale esterno dell’OdI (Ispettore Esterno); esso è formato, valutato e monitorato dall’OdI stesso. L’ISP incaricato, esegue la verificazione periodica in conformità al Decreto 21 aprile 2017 n. 93 ed alle Procedure Operative dell’OdI stesso, approvate mediante l’accreditamento ottenuto.
Alla fine dell’attività, ISP compilerà il Libretto Metrologico, così come previsto dall’Articolo 4 Comma 12 del Decreto 21 aprile 2017, n. 93.
Se l’esito delle prove risulterà essere POSITIVO, egli applicherà il contrassegno di colore VERDE; se l’esito delle prove risulterà essere NEGATIVO, applicherà il contrassegno di colore ROSSO, così come previsto dall’Articolo 4 Comma 13 del Decreto 21 aprile 2017, n. 93.Dopo l’esecuzione della verificazione periodica, sia che essa abbia avuto esito positivo che negativo,l ’ISP salva i dati dell’attività nel gestionale dell’OdI.
8. EMISSIONE DEL RAPPORTO PROVE DI VERIFICAZIONE
Il programma gestionale dell’OdI è corredato dei seguenti dati:
numero del rapporto/certificato; data; ragione sociale del Titolare dello strumento; indirizzo del soggetto; ubicazione dello strumento; luogo di esecuzione della verificazione periodica; denominazione e caratteristiche metrologiche dello strumento; altri dati riportati nel Libretto Metrologico; strumento riparato; scadenza della verificazione periodica; elenco dei campioni utilizzati con numero e data del certificato di taratura, e data di scadenza; esito della verificazione periodica; data di scadenza; data luogo e firma dell’ISP e di RT; prove di pesatura o misurazione.
I Rapporti di verifica sono coerenti e conformi al punto 7.4.2 della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 ed Appendice B.
Tali rapporti riferiscono e documentano la situazione esistente in quel momento durante la verifica effettuata da parte degli Ispettori (ISP).
Al Titolare strumento metrico viene inviato, su richiesta dello stesso, il Rapporto di verifica con le prove eseguite, le relative risultanze e l’esito dell’ispezione, l’invio/consegna di tale documento deve essere richiesto espressamente dal Titolare dello strumento. La rintracciabilità del Rapporto di Ispezione viene assicurata tramite lo stesso numero identificativo del documento, assegnato automaticamente dal gestionale dell’OdI .Nota: Il programma gestionale dell’OdI è validato dal suo Responsabile; Alla fine delle prove prestabilite, nei programmi in base alla tipologia dello strumento, l’ISP deve rilevare che ogni prova sia POSITIVA o NEGATIVA.
Ultimata l’attività valutativa, l’OdI invierà alla Camera di Commercio competente territorialmente le comunicazioni previste dall’Articolo 13 del Decreto 21 aprile 2017 n. 93 entro i dieci (10) giorni lavorativi stabiliti.
8.1 COMUNICAZIONE DEI DATI DI VERIFICAZIONE PERIODICA ALL’ODI
Dopo l’esecuzione della verificazione periodica, sia che essa abbia avuto esito positivo che negativo,l’ISP salva i dati dell’attività nel gestionale dell’OdI.
8.2 ANALISI DEI DATI DI VERIFICAZIONE PERIODICA E COMUNICAZIONE
RT, entro due (2) giorni lavorativi dal salvataggio dei dati della verificazione periodica di cui sopra, analizza il Rapporto di VERIFICA come segue:
Verifica che i dati anagrafici del Titolare strumento siano corretti. Verifica che i dati dello strumento siano corretti (sia quelli metrologici che la denominazione del costruttore e del modello).
Accerta che l’ISP abbia eseguito la verifica visiva in tutte le sue parti (presenza del manuale istruzioni d’uso, presenza della dichiarazione di conformità CE del tipo, presenza del libretto metrologico, release di software contemplata del UE Type-examination Certificate/Decreto Ministeriale, integrità dei sigilli di chiusura, dei contrassegni e della targa metrica, display integro che garantisca la corretta lettura del valore del peso, unità di stampa efficiente, livella presente ed efficiente).Verifica che le prove metrologiche siano state eseguite correttamente.
In caso che non vi siano riscontrate anomalie, il Raporto di verificazione viene validato apponendo la firma di RT.Le comunicazioni di eseguita verificazione periodica verranno inviate agli Organi preposti entro i giorni prestabiliti dall’Articolo 13 del Decreto 21 aprile 2017 n. 93. Entro tre (3) giorni dal riesame, se nulla ricevuto da parte del Titolare dello strumento, avvalendosi del tacito assenso, si ritiene che l’attività sia chiusa con esito positivo. Nel caso vengano riscontrate da RT Non Conformità maggiori, esso comunica al Titolare dello strumento che l’attività eseguita è ritenuta nulla ed entro tre (3) giorni lavorativi essa viene ripetuta. In questo caso, l’attività di verificazione periodica sarà ripetuta dando l’incarico ad un altro ISP.
In caso di Non Conformità minori, verrà richiesto all’ISP che ha eseguito la verificazione periodica di apportare le correzioni necessarie.
L’OdI, dopo l’analisi della Non Conformità, deciderà quali azioni intraprendere in base alla gravità della Non Conformità rilevata.
8.2.1 COMUNICAZIONE DEI DATI DI VERIFICAZIONE AGLI ORGANISMI PREPOSTI
La comunicazione verrà inviata alle C.C.I.A.A. di competenza territoriale, entro i giorni prestabiliti dall’Articolo 13 del Decreto 21 aprile 2017 n. 93.
8.3 RISERVATEZZA E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
L’OdI assicura che tutte le informazioni acquisite durante le attività ispettive, inclusa la tutela dei diritti di proprietà dei clienti, siano trattate in maniera strettamente riservata, salvo quando diversamente prescritto da: disposizioni di legge; disposizione e/o notifica dell’Organismo di accreditamento. In tali casi eccezionali, il Cliente è messo al corrente circa le informazioni rese note a terzi.
Al fine di garantire la riservatezza suddetta, il personale dell’OdI coinvolto nell’ispezione sottoscrive un impegno formale alla riservatezza.
In casi particolari copia di questo documento può essere fornita al Cliente, previa richiesta scritta. Lo stesso impegno formale viene sottoscritto per garantire che non vi siano conflitti di interesse.
Tutti i documenti relativi alle attività descritte in questo Regolamento verranno archiviati secondo quanto disposto nel § 8.1 del Manuale della Qualità dell’Organismo di Ispezione Equolab (tempo minimo di conservazione pari a 10 anni).
Se un richiedente o una parte coinvolta, volesse presentare ricorso verso la decisione adottata dall’OdI riguardo all’esito di una verificazione periodica, potrà presentare ricorso all’OdI stesso entro un termine massimo di tre (3) giorni lavorativi dalla data di esecuzione della verificazione periodica. L’invio del ricorso non sospende l’applicazione della decisione adottata.L’OdI gestirà il ricorso, fornirà al ricorrente risposta scritta e notificherà le eventuali azioni da intraprendere entro trenta (30) giorni dalla data di ricevimento del ricorso. L’OdI garantisce che il ricorso verrà gestito da personale non direttamente coinvolto nelle attività oggetto del ricorso stesso. L’OdI si riserva di valutare l’eventuale addebito dei costi operativi sostenuti per la gestione del ricorso.
Se una qualsiasi parte interessata, volesse presentare un reclamo all’OdI in relazione a:
Comportamento di alcuni membri dell’OdI durante il processo di verificazione periodica. Comportamento di alcuni membri dell’OdI nella prestazione di servizi amministrativi o altro. Comportamento di alcuni membri dell’OdI che il richiedente ritiene possa recargli pregiudizio. Ritardi nell’espletamento delle fasi di verificazione periodica, inoltrerà un reclamo scritto entro trenta (30) giorni a partire dall’azione oggetto del reclamo. L’OdI valuterà la richiesta e la sottoporrà alla DIR che deciderà in merito e si occuperà di dare per iscritto rapida risposta al richiedente e comunque entro trenta (30) giorni dalla data di ricevimento del reclamo. L’OdI avvierà un controllo per determinare la/le cause del reclamo e ove lo stesso risulti fondato lo sottoporrà a DIR, che deciderà in merito.
Le conclusioni finali verranno comunicate entro trenta (30) giorni per iscritto al reclamante.
L’OdI garantisce che il reclamo verrà gestito da personale non direttamente coinvolto nelle attività oggetto del reclamo.
Ove insorgano problemi relativi all'interpretazione o all'esecuzione del presente contratto, si riconosce come foro competente ed esclusivo quello di Palermo.
Al fine di garantire l’imparzialità dell’OdI il tariffario è pubblicato sul sito. Per attività continuative e complesse sono emesse offerte personalizzate per il Cliente.
La fatturazione avviene alle condizioni indicate nei singoli contratti. Entrambe le parti hanno rispettivamente facoltà di recedere dal contratto con un preavviso di giorni novanta (90), attraverso comunicazione formale scritta e motivata. Approvato e sottoscritto il 10/02/2026 dalla DIR
POLITICA PER LA QUALITA'
L’Organismo di Ispezione Equolab offre servizi rivolti a tutti i soggetti presenti sui mercati nazionali senza alcun preconcetto discriminatorio, in piena trasparenza, affidabilità ed imparzialità in accordo a quanto previsto dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012 e dal Regolamento per gli Organismi che eseguono la verificazione periodica degli strumenti di misura di cui al Decreto 21 aprile 2017, n. 93.
Il Manuale della Qualità, le procedure ed i regolamenti adottati, sono strutturati con la finalità di non praticare indebite condizioni di carattere tecnico e di non impedire o limitare l’accesso alle ispezioni a chiunque ne faccia richiesta, indipendentemente dalle dimensioni o dall’appartenenza a qualsivoglia associazione o gruppo.
I servizi dell’OdI di Equolab infatti sono accessibili a tutte le organizzazioni che li richiedano, impegnandosi contrattualmente a rispettare il regolamento per le attività di ispezione. La trasparenza dei comportamenti dell’OdI è assicurata dalla diretta accessibilità ai documenti quali il regolamento di ispezione ed i certificati di taratura della strumentazione utilizzata.
Le attività dell’OdI Equolab sono quindi tese a:
-garantire l’imparzialità e la trasparenza delle decisioni riguardanti i controlli metrologici; garantire la corretta gestione e la rapida risoluzione mediante un canale indipendente da quello che ha assunto la decisione contestata, di eventuali reclami, ricorsi e contenziosi provenienti dai clienti o da altre parti interessate; garantire l’affidabilità del rapporto di ispezione emesso mediante l’accreditamento UNI CEI ISO/IEC 17020: 2012; garantire che la presente politica sia compresa, mantenuta e attuata a tutti i livelli dell’organizzazione, sia nell’ambito delle strategie intraprese e perseguite, che nell’ambito della specifica attività di audit.
In sintesi la “mission” dell’OdI di Equolab è la seguente:
rispetto delle norme e leggi cogenti di riferimento e dei regolamenti dell’ente di accreditamento; miglioramento continuo dell’efficacia del proprio sistema e servizio;
-tempi certi di risposte a richieste dei propri clienti; emissione della documentazione attestante il controllo metrologico in modo affidabile ed in tempi certi;
-imparzialità nel giudizio; fidelizzazione dei propri clienti.
Per conseguire questi obiettivi, sono adottati i seguenti provvedimenti:
viene applicato e sistematicamente aggiornato un sistema di gestione adeguato al tipo, all’estensione ed al volume delle attività svolte e conforme alle norme UNI CEI EN ISO/IEC 17020: 2012;
Al RT viene conferita formalmente l’autorità necessaria a svolgere i seguenti compiti:
-assicurare la definizione e l’aggiornamento dei documenti del sistema di gestione del OdI;
-curare l’applicazione del Sistema di Gestione e verificarne l’efficacia;
-raccogliere informazioni e dati su eventuali non conformità, carenze o inefficienze e promuovere le opportune azioni correttive o preventive;
-riferire alla Direzione in merito al grado di attuazione del sistema di gestione ed alla sua efficacia.
il personale viene coinvolto nell’attuazione del sistema di gestione e, a tal fine, sono previste iniziative di formazione e sensibilizzazione, con particolare riferimento alla gestione dei documenti ed alla conservazione delle registrazioni in sicurezza; viene stabilito annualmente un programa di miglioramento, considerando i seguenti aspetti:
-conseguimento degli obiettivi stabiliti; andamento di indicatori ed analisi dei relativi risultati per eliminare le cause di problemi ed inefficienze; -adeguamento delle modalità operative alle esigenze da soddisfare (con particolare riferimento alle procedure ed alla modulistica); -sviluppo dell’applicazione dei mezzi informatici; -motivazione, addestramento ed aggiornamento del personale e monitoraggio delle prestazioni. Tutti i risultati ottenuti vengono quindi documentati, in modo da permettere che l’attuazione e l’efficacia delle iniziative previste ed il conseguimento degli obiettivi posti possano essere adeguatamente verificati.
Data
10-02-2026 rev.01
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